Kommunikationens element

Ett sätt att förstå kommunikation bättre är att titta närmare på de element som forskare studerar när de forskar om kommunikation. Även om kommunikation innehåller alla dessa element på en gång väljer man ofta som forskare att studera enbarn en aspekt i taget. För dig som inte är forskare inom just detta område kan det snarare vara en hjälp att få en överblick över samtliga dessa element då de sammantaget ger en god bild av vad kommunikation är. Det enklaste sättet att närma sig kommunikation är att titta på dess minst komplexa sida, nämligen kommunikation mellan två parter.

Interpersonell kommunikation betyder kommunikation mellan två personer och är grunden för vår förståelse av mänsklig kommunikation. På denna nivå, till skillnad från mer komplexa nivåer med fler individer inblandade, beskrivs i regel de centrala elementen i kommunikation. Dessa element är:

• Kommunikatören/kommunikatörerna
• Meddelandet
• Relationen
• Kontexten
• Kontaktytan
• Interaktionen
• Intentionen

Vart och ett av dessa element ska beskrivas nedan.

Kommunikatören/kommunikatörerna

I varje interaktion spelar en rad faktorer knutna till kommunikatören roll. Vem är personen? Hur gammal är personen? Vilket kön/genus? Vilka kognitiva och emotiva förmågor har personen? Vilken roll/position har personen? Det är i individen som varje meddelande ska bearbetas, tolkas och förstås. Eftersom det finns så många faktorer som skiljer oss åt är det troligt att förutsättningarna för bearbetning är något olika. Utgå med andra ord inte ifrån att den som tar emot ditt meddelande tolkar och förstår det som du gör. Varje individ har också sitt unika sätt att uttrycka sig. Ibland tar det tid att lära sig vad ett visst uttryck från en viss person betyder. Man behöver inte värdera det som bra eller dåligt utan bara konstatera att det krävs lärande för att fullt förstå den andra.

Meddelandet

Meddelandet är den samling information som en part sänder till en annan part. Om två personer delar samma språk borde det vara enkelt att förstå vad meddelandet betyder men det finns flera ytterligare faktorer som spelar roll. Meddelandets komplexitetsgrad är en viktig faktor. Hur invecklat är meddelandet? Är det mer invecklat än det behöver vara? Hur avgörande är ordningen på orden som utgör meddelandets sammansättning. ”Vi avbryter mötet med tio minuters paus” eller ”Med tio minuters paus avbryter vi mötet” är två sätt att sätta samman ett meddelande. De består av samma uppsättning ord och en rimlig satsuppbyggnad i båda fallen men betyder dessa meningar samma sak?  ”Kan du vara vänlig och hämta en penna till mig” eller ”Hämta en penna!” förefaller vara likvärdiga budskap men kan uppfattas väldigt olika.

Meddelandet är också en sammansättning av verbal och ickeverbal kommunikation. En ändring av tonfallet kan helt ändra betydelsen:

• ”Hämta en penna!”
• ”Hämta en penna!”
• ”Hämta en penna!”

I det första fallet ligger betoningen på ”hämta” vilket understryker att det rör sig om en uppmaning med eftertryck. I det andra fallet ligger betoningen på ”en” vilket understryker att antalet har en särskild betydelse. I det sista fallet ligger betoningen på ”penna” vilket understryker vad som ska hämtas. Inte en linjal, en krita eller ett gem.

Andra ickeverbala aspekter som gester eller ansiktsuttryck tillför en väsentlig del till meddelandet. En gest kan t.ex. komplettera de sagda orden genom att visa hur två kugghjul rör sig i förhållande till varandra. Något som är betydligt svårare att förklara enbart med ord.

Relationen

Interpersonell kommunikation är ytterst relationsberoende. Personer som känner varandra väl har utvecklat sitt eget sätt att kommunicera i form av rytm, ordval, smeknamn, genvägar o.s.v. Detta sätt att kommunicera skiljer sig ifrån en nyligen påbörjad relation. En och samma individ kan ha nya relationer och gamla relationer. Det typiska är att likheterna är större mellan de nya relationerna jämfört med de gamla. De gamla har blivit mer unika. Om man tänker efter är det orimligt att prata till en ny bekantskap som om man känner personen väl. En del av anpassningen i en långvarig relation beror på att personerna känner varandra så väl att de vet vad som funkar för att kommunicera effektivt. Detta inkluderar också att parterna ganska väl känner till vad den andra har för kunskaper vilket underlättar när man ska berätta något nytt. Behövs bakgrundsinformation eller ej? Personer som känner varandra väl behöver sällan ge särskilt mycket bakgrundsinformation.

Kontexten

Kontext betyder sammanhang eller situation. All kommunikation sker i ett sammanhang. Detta sammanhang färgar kommunikationen både vad beträffar hur parterna kommunicerar och hur det kommunicerade ska tolkas. Anta att du är chef på ett företag och en medarbetare kommer in på ditt kontor. Du möter personen vid dörren och hälsar henne välkommen in. Om situationen ska avgöra er kommunikation, vad händer härnäst? Det troliga är att du erbjuder medarbetaren att sitta ner på en besöksstol (inte din stol). Den fysiska och sociala miljön (kontexten) påbjuder dig att vara en god värd. Du skulle sannolikt bli mycket förvånad om din medarbetare hann före och erbjuder dig att sitta (oavsett om det är i din stol eller i besöksstolen).

Kontaktyta

För att det som finns i ditt psyke ska nå någon annans psyke är det nödvändigt att det finns någon form av kontaktyta som förenar era psyken i form av kommunikation. En kontaktyta har just till uppgift att möjliggöra att två psyken eller mer kommer i kontakt med varandra och kan dela information. Kontaktytor i vårt moderna samhälle kan vara av många slag. Det enklaste och vanligaste är att mötas ansikte mot ansikte. Ibland är detta inte möjligt. Då försöker vi komma i kontakt med varandra via telefon, via textmeddelanden eller videosamtal.

En kontaktyta är nödvändig för att kunna kommunicera. Vilket slag av kontaktyta du väljer påverkar till viss del hur du kan kommunicera och även vad det du kommunicerar får för betydelse. Om du t.ex. har för avsikt att gratulera någon på födelsedagen betyder det mer om du besöker personen i fråga eller ringer jämfört med om du skickar ett kort textmeddelande ”Grattis!”. Textmeddelandet är troligtvis smidigare men det är sannolikt det enkla valet som gör din avsikt något mindre betydelsefull. Vi väljer kontaktyta mer eller mindre med omsorg.

Interaktionen

Två personer som kommunicerar gör det alltid enligt ett självklart mönster. Det finns ett makromönster, ett mesomönster och ett mikromönster. Makromönstret innebär att i stort sett varje konversation har en början, ett mittparti och ett slut. Vissa korta konversationer, d.v.s. när vi kort hälsar på varandra, är allt i ett. Längre konversationer har tre steg. Vart och ett av dessa steg följer vissa interaktionsritualer.

På mesonivån, d.v.s. en mellanivå av interaktionsanalyser, märker vi att vi turas om på ett någorlunda ordnat sätt med att ha ordet. Den som talar för stunden har turen, heter det. Medan en part har turen väljer (eller förväntas) den andra lyssna. Att ha turen är en form av förhandling. Det är inte självklart när turen att tala övergår från den ena parten till den andra. Det är i övergångarna som någon form av förhandling sker. Du verkar vara färdig nu, är du det? Oj, jag började visst tala innan du hade talat till punkt. En del av förhandlingen och regleringen på mellannivån inkluderar även att den som lyssnar visar att den är villig att lyssna, verkar ta in vad som sägs och verkar förstå vad som sägs. Detta bekräftas via en rad olika små signaler som att nicka, säga ”ja” eller att le. Att bekräfta på detta vis kallas att ge återkoppling.

På mikronivån anstränger sig var och en med att formulera sig på ett begripligt sätt från sändarens sida och att förstå vad som sägs från mottagarens sida. Sändaren kan göra små tvekljud eller bli tyst medan hen försöker formulera sig på bästa sätt. Mottagaren kan rynka pannan, lägga huvudet på sned eller luta sig framåt när en tolkning verkar oväntad, intressant eller svårförstådd. Allt detta påverkar hur interaktionen flyter framåt och hur väl den flyter framåt.

Intentionen

Man kan tänka sig att orsaken till att vi kommunicerar i föstaläget är vilket syfte vi kan tänkas ha med kommunikationen. Det är på en relativt övergripande nivå. I konversationen inser vi att varken vi själva eller andra menar exakt vad de säger med ord eller gester. Vad vi faktiskt försöker ta reda på när vi tolkar är vad den andra har för avsikter med sitt meddelande. Vad menar medarbetaren som kommer in på chefens rum och säger ”Var så god och sitt”. Är det en vänlig gest? Är det en provokation? Är det ett uttryck för social inkompetens? Är det ett uttryck för att medarbetaren är upprörd? Även om meningen är glasklar rent grammatiskt och ordens betydelse är uppenbara gör sammanhanget att det inte räcker att förstå satsen och ordens betydelse. Du behöver komma åt avsikten för att förstå vad yttrandet betyder. När detta står klart för oss alla inser vi att det vi egentligen lyssnar och tittar efter är andras intentioner med kommunikationen. I de fall det inte är uppenbart vilken avsikten är får många av oss problem. En del håller fast vid ordens betydelse. Andra lyssnar på tonfall och tittar på ansiktsuttryck. Ytterligare några förhåller sig till kontexten eller relationen. Några är bara helt vilsna och försöker gissa. De som inte förstår eller eventuellt glömmer av att kommunikation i grunden handlar om att läsa varandras intentioner får ofta svårt att kommunicera och hamnar lätt i situationer där missuppfattningar är vanligt förekommande. Det var och en av oss kan lära från detta är att som sändare vara tydlig med avsikten och som mottagare anstränga sig att tyda avsikten.

Sammanfattning

I min roll som kommunikationsforskare ser jag att alla dessa element har betydelse vid varje tillfälle. Jag kan också tänka mig att vissa element har större betydelse vid vissa tillfällen. I min roll som kommunikatör tänker jag att jag ska ha varje element i åtanke men jag väljer ofta att fokusera på en eller några få av dessa aspekter. En god kommunikatör tar alla element i beaktan vid varje möte med en annan människa.

Detta är bara ett sätt att visa på kommunikationens komplexitet. Vi kommunicerar dagligen och tar för givet att vi har koll på vad vi säger och gör men var och en av oss kan bli bättre på att tänka igenom varje element och bli lite mer medveten om vad vi vill ha sagt, hur vi vill förmedla det, var det hela sker och naturligtvis vem det är som ska ta emot meddelandet.

Andra inlägg

• SEKI-modellen, organisationslärande och ledarskap
• Ledarskap och lärande i arbetslivet
• Mäklare på södermalm
• Rätt kompetens skapar mervärde på sociala medier
• Pedagogiska mellanledare
• Metakunskap
• Informellt ledarskap
• Hörselstöd i lärandemiljöer
• Ärligt ledarskap
• Konflikter i studiegrupper