Hur mycket och på vilket sätt kommunicerar vi på jobbet?

För en tid sedan genomförde jag en serie studier i tre mindre organisationer. I den första av studierna ville jag ta reda på ungefär hur mycket de anställda i en organisation kommunicerade med var och en av sina kollegor. Jag ville veta hur stor andel av det som kommuniceras som är arbetsrelaterat och hur stor andel som är av mer privat natur. Därtill ville jag veta hur många olika kontaktytor de använde för att kommunicera med varandra. Jag gjorde antagandet att de som kommunicerar mer, i tid räknat, och de som har en närmare relation har fler sätt att komma i kontakt med varandra.

Jag lät varje enskild individ att uppskatta hur mycket tid hen ägnade åt att kommunicera med var och en av kollegorna under en genomsnittlig arbetsdag. Denna uppskattning viktades med vad den andra personen i dyaden uppskattade. Om den ena uppskattade tiden till 15 minuter och den andra till 10 minuter per dag landade slutsumman på 12.5 minuter. Det visade sig att deltagarna var väl överens när det gällde hur mycket tid de ägnade åt att prata om jobbrelaterat innehåll men något mindre överens när det gällde privat innehåll.

Totalt ingick 259 dyader i studien. Genomsnittet per dag och dyad är 20 minuter. Lite drygt 12.5 minuter ägnas åt jobbrelaterad kommunikation och lite drygt 7 minuter ägnas åt privat kommunikation. Den privata kommunikationen utgör 36 procent av den totala kommunikationen per dyad och dag. Av de tre organisationerna var en organisation en kommunal verksamhet medan de två andra var privata företag. Andelen privat kommunikation var något lägre i den kommunala verksamheten och något högre i de två privata företagen. Det är oavsett typ av organisation vanligt att prata om privata saker på jobbet, mer med vissa kollegor än med andra. Detta stämmer ganska väl med andra studier som har genomförts i USA.

Hur många olika sätt finns det att komma i kontakt för att kunna kommunicera? Det finns till att börja med några varianter där man väljer att kommunicera ansikte mot ansikte. Man kan göra det i par, i grupper eller i mer strikta förhållanden som vid möten. Sedan kan man kommunicera över telefon, via e-post, SMS, eller Skype. Det går också att skicka lappar, som post-it, till varandra. Det finns fler varianter av de som har listats och även möjligheten att använda en digital eller analog anslagstavla. Detta förekom dock inte i de tre organisationerna. När dyaderna pratade jobb använde de i genomsnitt fyra olika sätt att komma i kontakt. Vanligast är ansikte mot ansikte i par och sedan ansikte mot ansikte i små spontana gruppkonstellationer (i korridorer). Det tredje vanligaste sättet är e-post. När dyaderna pratade privata saker använde de i genomsnitt två sätt att komma i kontakt. Dessa var ansikte mot ansikte i par eller i grupper.

Det finns en statistiskt signifikant korrelation mellan tid spenderad på att prata om arbetsrelaterade saker och antalet sätt att komma i kontakt med. Det betyder att de som ägnar mer tid att kommunicera om jobbrelaterat innehåll gör det via flera kontaktytor, i genomsnitt över fyra sätt. De som ägnar lite tid åt att prata jobb gör det enbart via en eller två kontaktytor. Samma korrelation finns när kollegorna pratar om privata saker men korrelationen är svagare. I båda fallen är korrelationerna statistiskt signifikanta. Nu visar det sig också att de som pratar mycket jobb ofta även pratar mycket privat. Om man pratar mycket privat känner man varandra i regel väl, i annat fall lär man göra det så småningom. Tidigare studier har visat att de som har starka band använder flera sätt att komma i kontakt medan de som har svaga band har få sätt att komma i kontakt. Tendenserna är desamma i min studie.

I varje organisation fanns en formell ledare. I två av fallen avvek dessa ledare från ovan mönster. Ledarna spenderade mycket tid åt att prata om jobb med sina kollegor men väldigt lite tid åt att prata privat med sina kollegor. De gick emot strömmen. Utan dem hade korrelationerna varit ännu starkare. Den tredje ledaren hade ett mönster som påminde om de övriga. Det är välkänt att chefer är mindre privata med sina följare. Även om det är vanligt behöver det inte vara så. Man kan dela med sig av sitt privata liv till följare men man bör undvika att lägga sina privata problem på sina följare. När det gäller problem förväntas det vara tvärt om, att följarna behöver prata av sig till sin chef.

I vår samtid med mycket ny kommunikationsteknologi är det ändå ansikte mot ansikte som dominerar, särskilt när man på jobbet pratar om privata saker. En studie i två stora organisationer, genomfört i USA, visar att det finns vissa saker då vi föredrar att kommunicera ansikte mot ansikte och det är när vi skapar eller fördjupar relationer eller när vi skapar eller delar kunskaper. I vissa fall känner vi oss nödgade att kommunicera ansikte mot ansikte för att kunna lösa problem och konflikter. Den nya generationen kanske vill se en ändring på hur vi kommunicerar. Vi får se om mönstret ändrar sig då.

Känner du igen dig i det som beskrivs ovan?

Andra inlägg

• SEKI-modellen, organisationslärande och ledarskap
• Ledarskap och lärande i arbetslivet
• Mäklare på södermalm
• Rätt kompetens skapar mervärde på sociala medier
• Pedagogiska mellanledare
• Metakunskap
• Informellt ledarskap
• Hörselstöd i lärandemiljöer
• Ärligt ledarskap
• Konflikter i studiegrupper